予約台帳の選び方は？おすすめシステム・アプリ13選や導入するメリットを紹介

来店客の予約管理を紙で行なっており、ダブルブッキングや予約漏れが起こって困った経験を持つ方も多いのではないでしょうか。ほかにも、紙の予約台帳には紛失のおそれや管理のしにくさなど、さまざまなデメリットがあります。来店客の予約管理方法で悩んでいるのであれば、パソコンなどを使って管理できる予約台帳システム・アプリの導入がおすすめです。

本記事では、予約台帳システム・アプリを導入するメリット・デメリット、システムの選び方、おすすめのシステムを解説します。

予約台帳システム・アプリとは

予約台帳システムは、スマートフォンやタブレット、パソコンを使って予約管理ができるシステムです。

従来の予約台帳は、ノートなどを使って現場スタッフが手動で管理することが一般的でしたが、予約台帳システムを導入することで予約業務の効率化が実現します。また、システムの導入によりインターネット予約機能も併せて活用できるため、電話予約以外の手段で予約者の確保ができるようにもなります。

もちろん、システムを導入してもオンライン予約と併せて従来どおりの電話予約も行なえるため、現場スタッフや常連客に混乱を与える心配はありません。

また、予約台帳システム・アプリは顧客情報を管理する台帳としても使えます。さらに、売上分析ができるものもあります。

紙による予約管理の問題点

紙の台帳で予約を管理している方も多いのではないでしょうか。来店客の予約数が少ないうちは問題ないかもしれませんが、予約が増えるにつれてさまざまなデメリットが生じかねません。ここでは、紙の台帳で予約管理をする問題点を紹介します。

わかりにくい

紙の台帳で来店客の予約を管理していると、予約状況をリアルタイムで把握しにくくなります。特に、複数の人が書き込んでいると人によって字の癖が異なるため、ぱっと見てわかりにくいでしょう。書き込みを二重線などで訂正すると、さらにわかりにくくなります。

予約漏れや二重予約が起きやすい

予約内容を記載した紙の情報量が増えるにつれて、見落としや誤記が発生するリスクが高まります。また、同時に予約を受け付けた際などに、紙の台帳を使っていると予約漏れや二重予約、聞き間違い、書き間違いも起こりやすくなるでしょう。

管理しにくい

紙の台帳で来店客の予約を管理していると、受け付け・確認・記入といった一連の作業が必要で時間がかかります。また、紙の台帳は保管されている場所でのみしか閲覧できないため、情報共有が困難です。さらに、紛失や汚損で予約内容がわからなくなってしまうリスクもあります。

予約台帳システム・アプリを導入するメリット

予約台帳システムを導入することで、さまざまなメリットを期待できます。事業者にとってうれしい効果だけでなく、来店者にも恩恵があるため、集客効果の改善にも期待が持てるでしょう。

予約管理を効率化できる

予約台帳システムは、予約管理の効率化に大きく貢献します。

紙の予約台帳の場合、現場スタッフが予約の電話が鳴るたびに台帳を手に取り、空いている時間を確認しながら空きを埋めなければならないため、その分業務負担が大きくなっていました。

予約台帳システムを導入すれば、予約希望者が自らシステムを利用し、都合の良い時間を選んで予約を確定できるため、現場スタッフが予約の際に手続きを手伝う必要はありません。

また、タブレットやスマートフォンなどから予約者情報を一覧にしてすぐ把握することができるため、予約件数や予約者の情報を迅速に確認できます。

ミスの心配がない

予約管理を予約台帳システムに任せることで、現場でケアレスミスが発生する心配がなくなります。

手動での予約管理の場合、ダブルブッキングや予約確認のミスが発生するたびに現場はその対応に追われてしまいます。予約台帳システムに予約管理を任せることで、ダブルブッキングを防ぐ仕組みにより、確実に予約を処理できるだけでなく、予約人数や時間を誤る心配もないため、店舗にも予約者にもストレスのない予約管理を実現できます。

データ連携で在庫などを最適化できる

予約台帳システムを通じて予約管理を行なうことで、予約者のデータを抽出してデータを有効活用することも可能です。

飲食店であれば、予約者の人数や注文内容をシステム経由で記録しておけば、当日に必要な仕入れ量や品目を無駄なく管理し注文できるため、フードロスの発生を防げます。

飲食店経営の課題にもなっている仕入れ量の適切な管理を実現し、原価を抑えて利益率を高められるスマートな店舗へと改善できます。

飲食店以外でもデータ連携にはメリットがあります。例えば、会計システムと連携すれば決済や請求が簡単にできるようになり、勤怠管理システムと連携すれば予約状況に合わせたシフトを組めるでしょう。

繁忙期と閑散期に合わせたシフト管理を実現できる

予約台帳システムがあれば、数ヵ月先までの予約も無駄なく確実に管理できるので、予約者の人数を見ながら、向こう数週間、あるいは数ヵ月間の忙しさも予測を立てやすくなります。

シフト管理を行なう際、できるだけ繁忙期に多くのスタッフを動員し、閑散期に数を減らしたいものです。予約台帳システムを有効活用すれば、予約者ベースで閑散期と繁忙期を確認し、無駄のない店舗運営を実現できます。

オンライン予約の実装で顧客満足度向上や集客改善につながる

オンライン予約の実装は、顧客向けのサービスとして単純に便利であるため、これまでは予約したことがなかったという新規顧客の獲得にもつながります。

電話予約ではタイミングが合わず予約できなかった場合でも、オンライン予約なら自分の好きなタイミングで予約できるため、オンライン予約ができるかどうかでお店を選ぶケースもあるものです。

予約の際にストレスを抱えることがなく、予約情報を活用して最適なサービスを提供できれば、来店前から来店後まで気持ちよく店舗を利用してもらえます。

予約台帳システム・アプリのデメリット

予約台帳システム・アプリには、メリットだけでなくデメリットも存在します。導入にあたっては、デメリットを把握したうえで事前に対策を講じておくことが大切です。

コストがかかる

予約台帳システム・アプリの導入には、初期費用やランニングコストが発生します。個人事業主などの小規模な事業者にとっては、経済面における負担が大きくなってしまいかねません。低価格で利用できる予約台帳システム・アプリもありますが、必要な機能が備わっていないケースもあるため注意が必要です。

使いこなすのに時間がかかる

予約台帳システム・アプリは、使いこなすまでに一定の時間が必要です。システム・アプリの使い方に慣れていないと、逆に業務効率が下がってしまいかねません。複雑すぎるシステム・アプリではなく、必要最小限の機能を備えたわかりやすいものにすれば、より早く使いこなせるようになるでしょう。

アナログ世代の予約を取りこぼす可能性がある

インターネットに慣れていないアナログ世代など、オンラインではなく電話での予約を好む人もいます。予約台帳システム・アプリのみで運用すると、こうした人々の予約を取りこぼす可能性があります。したがって集客力を高めたいなら、電話とオンラインを併用して予約の取りこぼしをなくしましょう。

予約台帳システム・アプリが持つ機能

ここでは、予約台帳システムが有するおもな機能について確認しておきましょう。

予約管理機能

予約台帳システムの予約管理機能は、日時を指定して予約者が席を押さえられるだけではありません。電話予約とオンライン予約を一元管理でき、オーバーブッキングを防げるメリットもあります。予約状況はカレンダーなどにより一目で確認できます。

システムによっては、予約サイトと連携して空き状況を自動で反映することも可能です。

顧客管理機能

予約台帳システム・アプリは、予約受け付け時や来店時に得た顧客情報を台帳に登録して管理できます。飲食店であれば、当日どのようなメニューやコースを選ぶのか、苦手な食べ物やアレルギーはあるか、誕生日や結婚記念日など、どのような目的で来店するのかといった情報を得ることが可能です。

これらの情報を有効活用することにより、当日予約者に対して前回と同じ質問をしてしまうのを回避できるなど、サービスの効率化を実現できます。

メッセージ・リマインダー機能

一度予約を押さえたとしても、何ヵ月も先の予約となると、予約者が予約そのものを忘れてしまうこともあります。

無断キャンセルのつもりはなかったにもかかわらず、予約を失念していて来店できなかったとなると、店舗側にとって損失となるだけでなく、予約者はせっかく予約したお店を楽しめずに終わってしまいます。

こういった事態を回避するため、予約台帳システムを使って予約したユーザーには自動で予約情報がリマインドとして配信され、予約忘れを防止できます。

店舗スタッフがリマインドの電話をかける負担もなくなるため、業務効率化も期待できます。

また、誕生日に再来店をうながすメッセージを自動送信したり、来店後にサンクスメールを送ったりすることも可能です。

予約情報集計・分析機能

予約台帳システムを通じて記録された予約情報は、店舗の顧客情報データベースに集約され、来店回数や注文メニューなどの情報を有効活用できます。

来店者全体の注文の傾向を把握したり繁忙期の予測に役立てたりすることはもちろん、何度も来店してくれている方に向けたサービスを提供するなどして、顧客満足度を上手に高めることも可能です。

また、POSレジと連携して売上データを集計・分析できる機能を持つシステムもあります。

予約台帳システム・アプリの選び方

予約台帳システムにはさまざまな種類があるため、店舗の課題や来店者のニーズに合わせた機能を持ったサービスを選ぶことが大切です。ここでは、システム選びのポイントについて解説します。

自社の業界に強い予約台帳システムを導入する

予約台帳システムは、飲食店に限らずさまざまな業界で活躍しています。

予約管理は病院や宿泊施設、教育施設、フィットネスクラブなどさまざまな領域で用いられており、利用者の把握を効率化するのに役立っています。そのため、各業界に特化した予約台帳システムも登場しており、それぞれの領域でのみ活躍する機能を搭載している製品もあります。

あらゆる業界で利用できるシステムもありますが、まずは自社の領域に特化している製品がないか探してみることをおすすめします。

必要な機能を備えているか確認する

予約台帳システム・アプリで利用できる機能は、サービスによってさまざまです。システムを導入したあとで必要な機能がないことに気付く事態を防ぐためにも、求めている機能を備えているかあらかじめ確認しておきましょう。機能をチェックする際は、以下の表を参考にしてください。

企業と利用者の両者にとって使いやすいシステムを導入する

予約台帳システムは、導入店舗の課題解決のために運用するものですが、店舗スタッフだけでなく、利用者も利用することを想定しておきましょう。

店舗側から見た予約管理画面の確認はもちろんですが、実際に顧客視点から予約システムを一度使ってみて、利用にともない不満や使いにくさはないか確認してみることをおすすめします。

もちろん、店舗スタッフにとっても使いやすいシステムであることが大切であるため、現場の声に耳を傾けながら、本格導入するか否かを決定することも重要です。

SNSや他アプリとの連携機能を確認する

予約台帳システムは、単体での利用だけでなくほかのサービスと連携して利用できるかどうかも大切です。

例えば、飲食店向けの予約台帳システムの場合、グルメ情報サイトと連携して予約管理ができるかどうかは集客を左右する重要なポイントです。あるいは、LINEのようなSNSとの連携機能の有無についても確認しておくとよいでしょう。

予約完了のメッセージやリマインドをLINEで配信できれば、通知の確認漏れも回避しやすいため、システム導入の効果をさらに高めることができます。

必要なコストを確かめる

予約台帳システム・アプリを導入する際には初期費用に目がいきがちですが、ランニングコストがどのくらいかかるかを考えておくことも大切です。

サポート体制を確認する

システムにトラブルが発生した際に、しっかりとしたサポートを受けられるかどうかも大切です。トラブル時のサポート体制も確認しておきましょう。

おすすめの予約台帳システム・アプリ13選

多くの企業で採用されている予約台帳システム・アプリについて、汎用型、飲食店向け、そのほかの業種向けのカテゴリごとに13種類紹介します。費用やおもな特徴を下記の表にまとめていますので、参考にしてください。

汎用型の予約台帳システム・アプリ

まず、特定の業種に特化していない汎用型の予約台帳システム・アプリを6つ紹介します。

RESERVA

株式会社コントロールテクノロジーが提供するRESERVAは、予約受付や顧客管理機能を無料で利用できる予約台帳システムです。

RESERVAを使って予約サイトを開設する際には3分で設定が完了し、予約の受付を開始できます。

飲食店に限らず、宿泊業者やフィットネス事業者など、350を超える業種に対応しているため、あらゆる業界の方におすすめのサービスです。

料金プラン

・初期費用：0円

・月額費用：0円～

公式サイト

RESERVA

リザエン

リザエンは、株式会社インタークエストが提供している汎用型の予約台帳システムです。200業種以上に対応しており、自治体などセキュリティが求められる組織でも導入されています。標準機能で対応できない場合は、個別にカスタマイズも可能です。

多くの業種に対応できるように、時間割タイプや日付タイプなどさまざまな予約タイプが用意されています。

料金プラン

・初期費用：2万5,000円～

・月額費用：1万5,000円～

公式サイト

リザエン

Airリザーブ

Airリザーブは株式会社リクルートが提供しています。AirペイやAirレジなど、リクルートが提供しているほかのサービスと連携できる点が特徴です。

無料で使えるフリープランでも、予約管理、顧客管理、オンライン決済は行なえます。ただし、サポートがメールだけになるため注意が必要です。月額費用が5,500円のベーシックプランでは、予約業務に必要な基本機能をほとんど使えます。

料金プラン

・初期費用：要問い合わせ

・月額費用：0円～

公式サイト

Airリザーブ

ChoiceRESERVE

ChoiceRESERVEは株式会社リザーブリンクが運営しています。10年以上運営されており、大手企業をはじめとする4,000件以上の導入実績があります。要望に応じて年間最大4回のバージョンアップができるなど、サポートの手厚さが特徴です。24時間体制で有人監視が行なわれており、セキュリティ性が高い点もメリットです。

予約数に応じた料金プランが用意されていますが、各コースの予約数を超えた場合も従量課金で対応できます。イベントなどで一時的に予約数が増えるときも安心して使える点が魅力です。

料金プラン

・初期費用：3万3,000円

・月額費用：2万2,000円～

公式サイト

ChoiceRESERVE

STORES予約

STORES予約はSTORES株式会社が提供しているサービスです。サロンや小売業などさまざまな業種に対応しています。STORES株式会社はSTORES レジ、STORES 決済などのサービスも展開しており、それらと簡単に連携できる点もメリットです。

料金プランは、機能や予約件数によって複数用意されています。月間予約50件までなら、フリープランの利用も可能です。

料金プラン

・初期費用：0円

・月額費用：0円～

公式サイト

STORES予約

おさえるネット

おさえるネットは株式会社クリックモアが運営している、シンプルで低価格な予約台帳システムです。オプションを使えばオンライン決済も可能となります。ただし、顧客管理はできない点に注意が必要です。

料金プラン

・初期費用：1万500円

・月額費用：3,150円（年払いの場合）

公式サイト

おさえるネット

飲食店向けの予約台帳システム・アプリ

次に飲食店向けの予約台帳システム・アプリを4つ紹介します。

TableCheck

株式会社TableCheckが提供する予約台帳システムのTableCheckは、飲食店での導入実績が豊富なサービスです。

サイト上で完結する予約システムを搭載していることはもちろん、クレジットカード登録を行なうと利用者の無断キャンセルによる損失を回避できます。

送客手数料0円で利用にともないコストがかさむこともなく、予約システムの多言語化にも対応しており、インバウンド需要に応えられます。

料金プラン

要問い合わせ

公式サイト

TableCheck

ebica

株式会社エビソルのebicaは、導入店舗の集客力向上を目的とするクラウド型の予約台帳システムです。

来店直前までオンライン予約ができる、柔軟性の高い自動予約システムを実装できるため、集客機会の損失を回避できます。

電話予約管理も独自AI対応によってオペレーションが可能なため、現場スタッフの負担増加をあらかじめ防止します。

料金プラン

要問い合わせ

公式サイト

ebica

TORETA

株式会社トレタが提供するTORETAは、事業者の使いやすさを追求した機能を備える予約台帳システムです。

複数のグルメサイトと連携することができ、店舗情報の提供と予約を同時に行なえます。

すでに導入済みのPOSシステムと連携すれば、予約情報と顧客情報を紐付け、事前情報に基づいて最適なサービスの提供にもつなげることができます。

料金プラン

・要問い合わせ

公式サイト

TORETA

食べログネット予約

食べログネット予約は株式会社カカクコムが提供するシステムです。

オンライン予約台帳「食べログノート」との無料連携により、オンライン予約や電話予約を一元管理できます。海外の予約システムと連携すれば、インバウンド予約にも対応可能です。キャンセル料を簡単に請求できる点もメリットです。

料金プラン

・初期費用：0円

・月額費用：200円×オンライン予約人数（ディナー）、100円×オンライン予約人数（ランチ）

公式サイト

食べログネット予約

そのほかの業種向けの予約台帳システム・アプリ

飲食店以外の業種向けの予約台帳システム・アプリを紹介します。

coming-soon

coming-soonは、株式会社カミングスーンが提供するサロン予約に特化したシステムです。サロン予約では、予約と予約の間に隙間時間が生じてしまうことが課題でした。しかしcoming-soonには予約客に時間変更を自動提案する機能や隙間時間が生じる予約の空き時間を表示させない機能が付いており、隙間時間の発生を未然に防ぎます。隙間時間の発生による損失に悩んでいるサロン経営者におすすめのシステムです。

料金プラン

・初期費用：3万円

・月額費用：1万3,000円～

公式サイト

coming-soon

ONE MORE HAND

ONE MORE HANDは、株式会社クロスリンクが提供する整体院の予約に特化したシステムです。電子カルテをシステムに自動でひも付けられるほか、カルテ入力もスマートフォンで行なえます。また、予約時に問診できる機能によって、来院時の待ち時間や手間を削減可能です。

料金プラン

・初期費用：無料（期間限定）※通常4万9,800円

・月額費用：1万780円

公式サイト

ONE MORE HAND

プラスリザーブ

プラスリザーブは、プラスメディック株式会社が運営しているクリニックの予約に特化したシステムです。予約状況の一括管理により、患者の待ち時間を減らせます。LINEログインに対応しているため、予約の際に面倒なアカウント登録などは必要ありません。

料金プラン

・初期費用：0円

・月額費用：1万1,000円～

公式サイト

プラスリザーブ

MEO対策で店舗の集客UP・売上UPを目指す「集客コボット for MEO」

ディップが運営する「集客コボット for MEO」は、Google検索結果画面、Googleマップに店舗の情報を表示させることで顧客に認知してもらい、スムーズな来店を支援するサービスです。Googleビジネスプロフィールの最適化に加えて、口コミ促進機能も備わっています。

競合店舗の分析をはじめ、ニーズに合わせた検索キーワードの選定、定期的な更新など、MEO対策に必要な運用はすべて専門スタッフが代行するため手間がかかりません。さらに集客のためのノウハウも共有してもらえるため、効果的な運用が可能です。

予約台帳システム導入に合わせ、更なる集客力の向上を検討している方は、お気軽にお問合せください。

まとめ

予約台帳システムの具体的な機能や導入メリットについて解説しました。

従来の紙の台帳管理を撤廃し予約台帳をシステム化することで、オンライン予約のような新しいサービスの提供や現場スタッフの業務効率化、さらには顧客満足度の向上というさまざまな恩恵を期待できます。

単に予約を管理するだけでなく、予約者のデータを顧客情報として管理することで、データを有効活用しながら店舗経営を進められるため、従来では難しかったサービスの提供にもつながります。

予約台帳システムにはさまざまな種類がありますが、自社の領域や店舗課題、顧客ニーズを踏まえた製品の選定を進めましょう。
店舗への集客力を高めたい、売上をさらに伸ばしたいとお考えの方は、「集客コボット for MEO」の導入をご検討ください。