予約管理の効率化は、現場の混乱を回避するのに役立つことはもちろん、集客の改善や顧客満足度の向上にも役立つため、注目すべきポイントです。
そこで近年、多くのレストランで導入されているのが予約台帳システムで、手動での予約管理から脱却し、業務の自動化やデータ活用を進められます。今回は、予約台帳システム・アプリの導入で得られるメリットや、活躍している主なサービスを紹介します。
予約台帳システム・アプリとは
予約台帳システムは、スマホやタブレット、PC（パソコン）を使って予約管理ができるシステムです。
従来の予約台帳は、ノートなどを使って現場スタッフが手動で管理することが一般的でしたが、予約台帳システムを導入することで予約業務の効率化が実現します。また、システムの導入はインターネットから予約できる機能も併せて活用することができるため、電話予約以外の手段で予約者の確保ができるようにもなります。
もちろん、システムを導入してもネット予約と併せて従来どおりの電話予約も行えるため、現場や常連の方に混乱が生じてしまう心配はありません。
予約台帳システム・アプリを導入するメリット
予約台帳システムを導入することで、さまざまなメリットを期待できます。事業者にとって嬉しい効果だけでなく、来店者にも恩恵があるため、集客効果の改善にも期待が持てるでしょう。
予約管理を効率化できる
予約台帳システムは、予約管理の効率化に大きく貢献します。
紙の予約台帳の場合、現場スタッフが予約の電話が鳴るたびに台帳を手に取り、空いている時間を確認しながら空きを埋めなければならないため、その分業務負担が大きくなっていました。
予約台帳システムを導入すれば、予約希望者が自ら予約システムを利用し、自分で都合の良い時間と空いている時間を探して予約を確定してくれるため、現場スタッフが予約の際に手続きを手伝う必要はありません。
また、タブレットやスマホなどから予約者情報を一覧にしてすぐ把握することができるため、予約がどれくらい入っているのか、どんなお客さんが予約しているのか確認を迅速に行うことができます。
ミスの心配がない
予約管理を予約台帳システムに任せることで、現場でケアレスミスが発生する心配がなくなります。
手動での予約管理の場合、ダブルブッキングや予約確認のミスが発生することも少なくなく、ミスが発生するたびに現場はその対応に追われてしまいます。予約台帳システムに予約管理を任せることで、ダブルブッキングが起きないよう確実にプログラムで確認の上予約を行えるだけでなく、予約人数や時間を誤る心配もないため、店舗にも予約者にもストレスのない予約管理を実現できます。
データ連携で仕入れ量の最適化につながる
予約台帳システムを通じて予約管理を行うことで、予約者のデータを抽出してデータを有効活用することも可能です。
予約者の人数や注文内容をシステム経由で記録しておけば、当日に必要な仕入れ量や品目を無駄なくコントロールの上注文できるので、フードロスが発生する心配はありません。飲食店経営の課題にもなっている仕入れ量の適切な管理を実現し、原価を抑えて利益率を高められるスマートな店舗へと改善できます。
繁忙期と閑散期に合わせたシフト管理を実現できる
予約台帳システムがあれば、数ヶ月先までの予約も無駄なく確実に管理できるので、予約者の人数を見ながら、向こう週週間、あるいは数ヶ月間の忙しさも予測を立てやすくなります。
シフト管理を行う際、できるだけ繁忙期に多くのスタッフを動員し、閑散期に数を減らしたいものです。予約台帳システムを有効活用すれば、予約者ベースで閑散期と繁忙期を確認し、無駄のない店舗運営を実現できます。
ネット予約の実装で顧客満足度向上や集客改善につながる
ネット予約の実装は、顧客向けのサービスとして単純に便利であるため、これまでは予約したことがなかったという新規顧客の獲得にもつながります。
電話予約だといつもタイミングが合わず予約が取れなかったけれど、ネット予約であれば自分の好きなタイミングで予約ができるということで、ネット予約ができるかどうかでお店を選ぶケースもあるものです。
予約の際にストレスを抱えることがなく、予約情報をベースに最適なサービスを提供することができれば、来店前から来店後まで気持ち良くレストランを利用してもらえます。
予約台帳システム・アプリが持つ機能
ここでは、予約台帳システムが有する主な機能について確認しておきましょう。
予約管理
予約台帳システムの予約管理機能は、日時を指定して予約者が席を押さえられるだけではありません。当日どのようなメニューやコースを選ぶのか、苦手な食べ物やアレルギーはあるか、誕生日や結婚記念日など、どのような目的で来店するのかといった情報を得ることができます。
これらの情報を有効活用することにより、当日予約者に対して煩わしい説明を繰り返したり、メニューを決める際の時間を削減したりといったサービスの効率化を行えます。
また、予約者のメニューをあらかじめ確認しておくことで、当日の仕入れ量のコントロールなども行えるため、店舗は食品ロスを減らすことができます。
メッセージ・リマインダー機能
一度予約を押さえたとしても、何ヶ月も先の予約となると、予約者が予約そのものの存在を忘れてしまうこともあります。
無断キャンセルのつもりはなかったにもかかわらず、予約を失念していて来店できなかったとなると、店舗側にとって損失となるだけでなく、予約者はせっかく予約したお店を楽しめずに終わってしまいます。
こういった事態を回避するため、予約台帳システムを使って予約したユーザーには自動で予約情報がリマインドとして配信され、予約忘れが起きるのを回避できます。
店舗スタッフがリマインドの電話をかける負担もなくなるため、業務効率化も期待できます。
予約情報集計・分析機能
予約台帳システムを通じて記録された予約情報は、店舗の顧客情報データベースに集約されるため、その人が何回来店したか、どんなメニューを選んでいるのかといった情報を集約し、有効活用することができます。
来店者全体の注文の傾向を把握したり繁忙期の予測に役立てたりすることはもちろん、何度も来店してくれている方に向けたサービスを提供するなどして、顧客満足度を上手に高めることも可能です。
予約台帳システム・アプリの選び方のポイント
予約台帳システムにはさまざまな種類があるため、店舗の課題や来店者のニーズに合わせた機能を持ったサービスを選ぶことが大切です。ここでは、システム選びのポイントについて解説します。
自社の業界に強い予約台帳システムを導入する
予約台帳システムは、飲食店に限らずさまざまな業界で活躍しています。
予約管理は病院や宿泊施設、教育施設、フィットネスクラブなどさまざまな領域で用いられており、利用者の把握を効率化するのに役立っています。そのため、各業界に特化した予約台帳システムも登場しており、それぞれの領域でのみ活躍する機能を搭載している製品もあります。
あらゆる業界で利用できるシステムもありますが、まずは自社の領域に特化している製品がないか探してみることをおすすめします。
企業と利用者の両者にとって使いやすいシステムを導入する
予約台帳システムは、導入店舗の課題解決のために運用するものですが、店舗のスタッフだけでなく、店舗の利用者も使用することを想定しておきましょう。
店舗側から見た予約管理画面の確認はもちろんですが、実際に顧客視点から予約システムを一度使ってみて、利用に伴い不満や使いにくさはないか確認してみることをおすすめします。
もちろん、店舗スタッフにとっても使いやすいシステムであることが大切であるため、現場の声に耳を傾けながら、本格導入するか否かを決定することも重要です。
SNSや他アプリとの連携機能を確認する
予約台帳システムは、単体での利用だけでなく他のサービスと連携して利用できるかどうかも大切です。
たとえば、飲食店向けの予約台帳システムの場合、グルメ情報サイトと連携して予約管理ができるかどうかは集客を左右する重要なポイントです。あるいは、LINEのようなSNSとの連携機能の有無についても確認しておくと良いでしょう。
予約完了のメッセージやリマインドがLINEで行うことができれば、通知の確認漏れも回避しやすいため、システム導入の効果をさらに高めることができます。
おすすめの予約台帳システム・アプリ
最後に、多くの企業で採用されている予約台帳システム・アプリを5種類紹介します。
TableCheck
株式会社TableCheckが提供する予約台帳システムのTableCheckは、飲食店での導入実績が豊富なサービスです。
サイト上で完結する予約システムを搭載していることはもちろん、クレジットカード登録を行うことで、利用者の無断キャンセルによる損失を回避することができます。
送客手数料0円で利用に伴いコストがかさむこともなく、予約システムの多言語化にも対応しており、インバウンド需要に応えられます。
料金プラン
- 要問い合わせ
公式サイト
ebica
株式会社エビソルのebicaは、導入店舗の集客力向上を目的とするクラウド型の予約台帳システムです。
来店直前までネット予約ができる、柔軟性の高い自動予約システムを実装できるため、集客機会の損失を回避できます。
電話予約管理も独自AI対応によってオペレーションが可能なため、現場スタッフの負担増加をあらかじめ防止します。
料金プラン
- 要問い合わせ
公式サイト
TORETA
株式会社トレタが提供するTORETAは、事業者の使いやすさを追求した機能を備える予約台帳システムです。
複数のグルメサイトと連携することができ、店舗情報の提供と予約を同時に行えます。
すでに導入済みのPOSシステムと連携すれば、予約情報と顧客情報を紐付け、事前情報に基づいて最適なサービスの提供にもつなげることができます。
料金プラン
- ・要問い合わせ
公式サイト
ヨヤクノート
株式会社カカクコムが提供するヨヤクノートは、グルメ情報サイトの「食べログ」で店舗アカウントを開設することで、1年間はすべての機能を無料で利用できる予約台帳システムです。
予約状況は一覧表からリアルタイムで確認できるため、どのタイミングで忙しくなるのかが一眼で把握可能です。予約情報から顧客情報を自動で記録し、次回以降のサービス向上に役立てられることが強みです。
料金プラン
- ・1万円/月〜（食べログ店舗会員登録を済ませることで初年度無料）
公式サイト
RESERVA
株式会社コントロールテクノロジーが提供するRESERVAは、予約受付や顧客管理機能をずっと無料で利用できる予約台帳システムです。
RESERVAを使って予約サイトを開設した後は、3分で設定を完了し、受付を開始できる利便性の高さが強みです。
飲食店に限らず、宿泊業者やフィットネス事業者など、350を超える事業に対応しているため、あらゆる業界の方におすすめできるサービスです。
料金プラン
- ・無料プラン有り
- ・有料プラン：5,500円/月〜(広告非表示で利用可能)
公式サイト
まとめ
予約台帳管理システムの具体的な機能や、導入メリットについて解説しました。
従来の紙の台帳管理を撤廃し予約台帳をシステム化することで、ネット予約のような新しいサービスの提供や現場スタッフの業務効率化、さらには顧客満足度の向上というさまざまな恩恵を期待できます。
ただ予約を適切に管理するだけでなく、予約者のデータを顧客情報として管理することで、データを有効活用しながら店舗経営を進められるため、従来では難しかったサービスの提供にもつながります。
予約台帳システムにはさまざまな種類がありますが、自社の領域や店舗課題、顧客ニーズを踏まえた製品の選定を進めましょう。
当社ディップ株式会社が提供している「常連コボットforLINE」は、LINEのトーク機能を使って常連客の獲得を促せる、集客改善に特化したサービスです。LINEは利用している人のいない日本で最もポピュラーなSNSという利用ハードルの低さを活かし、会員登録不要で来店者との接点強化を進められるのが大きなメリットです。
LINEアカウント経由で来店時にポイントを付与できるだけでなく、友達紹介やポイントカード機能へのログインで専用のポイントを提供できるなど、何度でも利用したくなる仕組みも搭載できます。
LINEのトーク機能を通じた、メールマガジンの配信やクーポンの配布で高い開封率を実現するとともに来店を促せるため、リピーターの獲得を効果的に進められます。
予約台帳システム導入に合わせ、更なる集客力の向上を検討している方は、お気軽にお問合せください。
