【2022】アルバイトの採用代行を成功に導く3つのコツとは

正社員だけではなく、アルバイトにも採用代行サービスがあることをご存じでしょうか？最近、採用活動の一部を外部に委託する採用代行サービスを導入する企業が増加しています。

採用代行を導入することで、人事担当の業務負担を軽減したり、業務効率をあげたりすることができます。どうしても自社でやらなければならない業務と、そうではない業務を切り分けることで注力すべき業務も見えてきます。

CMなどで認知度も高いバイトルドットコムを運営するディップ株式会社が、採用活動をもっとスムーズに進めたい方に取り入れて欲しいコツを3つ紹介します。

アルバイトの採用代行が流行っている理由

アルバイトの採用代行が流行っている背景には、2つの理由があります。なぜ採用代行を依頼する会社が増えているのか、採用代行市場が拡大しているのかについて解説していきます。

採用プロセスの複雑化

1つ目の理由は採用プロセスそのものが複雑に変化しているからです。

求人メディアの数は年々増加しており、それぞれの応募管理画面で求職者とのやり取りが生まれます。質疑応答や面接日程の調整、リモート面接であれば専用リンクの用意や求職者の個人情報の管理など、採用するまでには多くの業務が発生してしまいます。

派遣会社や大量採用を計画している企業にとって、複数名のやり取りを同時並行させながら別のメイン業務を進めていくことは非常に複雑です。結果として、作業効率が落ちることで、求職者との接触チャンスを逃したり、内定率が下がってしまったりします。

人事の業務過多

2つ目の理由は人事担当者の業務過多です。人事は、採用以外に労務管理や既存社員の勤怠管理など多岐にわたる仕事をこなしているケースが多いです。

採用活動の中でも作業の時間を多く割くことはほかの業務の遅れや、残業の発生につながります。人事の業務負担を減らすために、採用代行サービスを依頼することで、人事にしかできない業務に対して注力することができるようになります。

アルバイト採用代行の仕事内容

アルバイトの採用代行サービスを2つに分けると、コア業務とノンコア業務となります。それぞれの詳しい内容について解説していきます。

コア業務

コア業務とは、コンサルの要素が大きな業務を指しています。人事担当の代わりに計画を立てたり、説明会などを企画したりします。具体的な業務は次のとおりです。

ノウハウや知識、多くの実績が結果を変えるため、採用代行サービスを行っている企業の腕の見せ所といった業務がメインになります。自社に採用ノウハウがなかったり、採用難募集で苦戦してたりする企業は、アウトソーシングすることで成功に近づけることができます。

ノンコア業務

ノンコア業務は、作業的な業務がメインです。具体的には、次のような業務が当てはまります。

誰が行ってもある程度結果が変わらないことやルーティンのような業務はノンコア業務に含まれており、採用代行サービスを依頼する多くの企業はノンコア業務を中心に依頼していきます。

アルバイト採用代行の相場

採用代行サービスの料金設定は定額制やプランがあるというよりも、業務ごとに金額が定められているケースが多いでしょう。

上記が参考値になります。希望している業務内容と予算のバランスを比較しながら依頼しましょう。

アルバイトの採用代行を利用するメリット

採用代行に依頼をすると、自社の業務効率を大きくあげることができます。得られるメリットについても事前に把握しておき、最大限のパフォーマンスを引き出しましょう。

母集団形成がしやすくなる

1つ目のメリットは、採用代行サービス会社の持ち得るノウハウを活かした母集団形成が行えるという点です。

これまでの実績をもとに「どうしたら効率よく集客ができるか」という点においてはプロの目線を持っているため、無駄な打ち手を減らし、効果のある手法に集中することができます。進捗が良くないときの方向転換や新しい打ち手のアイデアも出してもらいながら採用活動を進めることができるでしょう。

採用スピードがあがる

2つ目のメリットは、採用までのスピードアップにつながるという点です。

人事担当は採用以外にも業務を抱えているため、採用活動だけに集中することができません。繁忙期などがあれば、応募集客や面接調整に時間を要してしまう可能性もあります。

そうした作業時間のムラは、採用までのスピードダウンにつながります。しかし、採用代行サービスでノンコア業務だけでも委託することができれば、本来注力したい業務だけに時間を割くことができ、全体のスピードをあげることが可能です。

採用活動は競合他社よりも先手を打ち続けることが重要になりますので、スピードをあげることができるのは大きなメリットとなります。

コストカットにつながる

3つ目のメリットは、コスト削減になるという点です。

採用代行サービスを依頼することで無駄な業務をカットすることができ、結果的に自社の人員を増やす必要がなくなります。企業によっては採用窓口専用の人員を雇ったり、業務が回らずに増員をしなければならなかったりする企業があります。

そうした会社にとって正社員の年収分をカットすることができます。また、近年無料で掲載できる求人メディアも増えています。

自社で無料媒体から集客するためには多くの作業を要する必要がありますが、外部に依頼することで掲載費用が浮く可能性もあります。自社の業務をスリム化することで、採用コストをおさえられるようになります。

アルバイトの採用代行のデメリット

採用代行サービスには注意すべきポイントもあります。事前に把握しておくことで打開策も一緒に立てておきましょう。

自社の採用力があがりにくい

1つ目のデメリットは、自社の採用力が低い場合、代行を頼んでしまうと採用力が上がらなくなってしまう点です。採用力は自社でアレコレと手法を試しながら成功や失敗を経験する中で積み上げられていくことが多いです。

そういったプロセスを踏まずに採用活動を進めることになるので、自社のノウハウや成功パターンの獲得ができず、いつまでも依頼しなければならない状態になってしまうことがあります。

コア業務まですべて任せてしまうのではなく、関わりを一定量持ちながら「ノウハウを盗もう」という気概で臨むと良いでしょう。

こまめなすり合わせが必要

2つ目のデメリットは、きちんと意思疎通が取れていない場合思ったような結果が得られない可能性が生まれることです。

どのような人材が欲しいかというターゲット設定をしてお互いの認識を合わせておいたり、合否の判断基準をすり合わせておいたりしないと、あとからトラブルにつながりかねません。最初に決めたことも採用活動を通して変化していく可能性もあります。

あらゆる状況に自社が対応していくためにも、現在の状況や課題について定期的にミーティングを設けて会話をしていくことが重要です。

イレギュラー対応に弱い

3つ目のデメリットは、採用代行サービスはイレギュラー対応が得意ではないという点があります。特にノンコア業務に関しては、決められたルールに則って作業を進めていくというイメージなので、想定外のことが起きたときには許可を求めてくることが多いです。

採用は求職者ありきの活動なので、イレギュラーなことは頻繁に起こります。複雑な質問に答えたり、すれ違いで意思疎通ができなかったりと、型に当てはめにくいこともよく発生します。

そうしたときに、どのような対応をすれば良いかあらかじめ決めておくことや、スムーズな連携が求められます。慣れてくるまでは任せきりにせず、一緒に伴走していくことをおすすめします。

アルバイト採用代行の活用に成功するコツ

はじめて採用代行を利用するという企業に、成功のコツについて3つお伝えします。

定例ミーティングを実施する

かならず期間を決めて定例のミーティングを行いましょう。慣れてくるまでは2週に1回、軌道に乗り始めたら1ヶ月に1回くらいのペースが良いです。

対応している業務でどんな成果があるか、課題がないか、改善策はないかなど細かく数字を管理していきましょう。場合によっては依頼している業務の範囲を調節してください。

定例のミーティングを入れないと自社の成果と採用代行を使った時の成果が見えにくくなり、継続しにくくなってしまいます。

ノンコア業務から任せる

最初は、ノンコア業務から任せることがおすすめです。ノンコア業務は作業的な部分が大きいため結果に大きく左右しないことが多いからです。

いきなり採用計画を任せたり、面接を任せたりしてしまうのは不安という場合は、メール連絡や面接日程調節の電話対応などから依頼しましょう。

最初はノンコア業務からスタートして、徐々にコア業務を任せていくというステップを踏むことで、企業理解も深まった状態でアイデアを出していくことができます。良い結果をもたらすためにも、細かな仕事から一緒にしていき相性を確かめていくと良いでしょう。

営業との相性を重視する

営業との相性は非常に重要なポイントですので、なんとなくウマがあわないと感じたら別の企業を探しましょう。採用代行は、自社の人事を増やすという気持ちで、営業担当と一緒に進めていくという意識が重要です。

熱意を重視している企業が理詰めで話を進める営業と相性が悪かったり、データを重要視したい企業と定性的なことばかり話す営業を信頼できなかったりすることはよくあります。

目線を併せながら自社について企業理解を深め、寄り添ってくれると感じる営業と仕事を進めていくようにしましょう。また、チーム単位で支援してくれる会社もあります。会社の理念や重要視している価値観なども比較しながら選ぶことが大切です。

おすすめのアルバイト採用代行会社

さっそく導入をお考えの方に、おすすめの採用代行企業を5つ紹介します。アルバイトだけではなく、新卒採用や中途採用も手がける会社もあります。自社の状況やニーズに合わせて選んでみてください。

株式会社ツナグ・ソリューションズ

株式会社ツナグ・ソリューションズは、採用活動の総合コンサルティング企業です。アルバイトのほかに新卒や中途まで採用代行サービスを請け負っており、ノンコア業務はもちろんのこと高いコンサル力がコア業務まで幅広くカバーしてくれます。

求人発注代行は大手からの依頼も多く、概算で30万件/年・50億円/年ほどのボリュームがあります。数多くの実績やノウハウをもとに多角的なサポートを行ってくれる会社です。

公式サイト

• 株式会社ツナグ・ソリューションズ

トライアンフ

株式会社トライアンフは、人事ソリューション企業として、課題の解決やアウトソーシング業務を請け負っています。戦略立案から実行までをワンストップで支援するという謳い文句のとおり、細かい業務分解で部門を切り分け、チーム単位で企業の採用代行を行っています。

人事労務管理業務や適正チェックをはかるアセスメントまで広くカバーしてくれる魅力的なサービスを展開しています。上場企業からスタートアップまで合計3,000社を支援してきた実績のある会社です。

公式サイト

• 株式会社トライアンフ

株式会社キャリアマート

株式会社キャリアマートは、RPAと人をかけ合わせたハイブリット採用支援が特徴的なサービスの会社です。RPAとは採用ロボットを指しており、ルーティンワークを中心に高速で作業をすすめることが可能なシステムです。

営業担当だけではなく、RPAを併用することで人にしかできないコア業務に時間を割くことができるようになります。システムと人の手をかけ合わせた採用支援を行うことで、他社との差別化を図るアイデアや独創的な施策を生み出しつつ、無駄のない採用活動が実現するのです。

公式サイト

• 株式会社キャリアマート

株式会社ONE

株式会社ONEのメイン事業は、求人広告代理店です。そのため、求人広告営業からコンサルタントに移行した営業担当が多く、多くの掲載ノウハウや業界知識を兼ね備えているところが大きな魅力です。

採用代行サービスの実績も3,000社以上あり、時期やトレンドに合わせてカスタマイズした提案を行っている会社です。

アルバイトの採用活動はスピード感も早く短期で決めるシーンも多いことが特徴的です。そんな背景を理解したスピード感のあるコンサルティングや、入社後の定着までサポートしてくれるのも人気の秘訣です。

公式サイト

• 株式会社ONE

アデコ

Adecco Groupは、採用アウトソーシングだけではなく転職エージェントのアウトソーシングも1名から委託可能なサービスを行っています。自社にプロの人事が欲しいと考えている会社から、採用業務の一部だけ依頼したいという会社もまとめてカバーすることができます。

採用代行サービスは日本ではまだまだ浸透中のサービスですが、海外ではかなり主流となっており、アデコはそうした海外でのノウハウや実績を活かした独自のサービスを展開しています。業務の巻き取り範囲も広く、最終面接と合否の判断だけを自社で行い、その他すべてをトータルで依頼することも可能です。

公式サイト

• Adecco Group AG

まとめ

採用代行サービスは、忙しいご担当者や効率アップを図る企業には、ぜひ検討して欲しいサービスの一つです。アルバイト採用は年々難易度があがっており、今後ますます競争は激化していくでしょう。

うまく採用が進んでいないことにお悩みであれば、まずノンコア業務から依頼してみてはいかがでしょうか？アルバイトスタッフが順調に獲得できるようになれば、顧客の集客にも注力することができるようになります。

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