「アルバイトの採用通知書には何を記載すれば良い？」「アルバイトの採用通知書を送る際の注意点は？」
今回は、アルバイトの採用通知書について、採用通知書の記載事項や注意点などについて解説します。アルバイトを新規採用する際に発行する採用通知書ですが、記載内容を誤るとアルバイトとの意思疎通が図れず、やり取りに二度手間が生じます。
記載内容や段取りが悪いと採用を辞退される恐れもあるため、採用したからといって安心はできません。アルバイトを辞退させることなくスムーズに入社させるためにも、ぜひ最後までご覧ください。
アルバイトの採用通知書とは？
アルバイトの採用通知書とは、文字通り選考に通過し、アルバイトとして採用する旨を求職者に通知する書類のことです。
アルバイトの希望者に対して、採用通知書を出すケースは少ないかもしれません。しかし、採用通知書は求職者のモチベーションを高める効果があるため、できれば正社員やアルバイトといった雇用形態に関係なく、採用した者の全員に送るべきでしょう。
また、求職者が他の候補先とのアルバイトを検討していた場合は、採用通知書を受け取ったことで入社意欲が高まり、他の候補先の面接や採用を辞退してくれる可能性もあります。
アルバイト希望者への採用通知書は必須ではありませんが、求職者のモチベーションや入社への意思を固めさせるためにも、ぜひ採用通知書は作成しましょう。
アルバイトの採用通知書の記載事項
アルバイトの採用通知書の記載事項は、次の4つです。
・面接の謝礼
・採用の事実
・今後の段取り
・担当者の連絡先
上記4つを採用通知書へ記載することで、スムーズに入社手続きが進みます。それぞれについて詳しく解説します。
面接の謝礼
まずは求職者に対し、面接してくれたことに対する感謝の言葉を記載します。
まれにアルバイト希望者に対して上から目線や横柄な態度を取る担当者がいますが、これは百害あって一利なしです。極端な話、正社員と違いアルバイトであれば、勤務先の候補はいくらでもあります。
数ある候補の中で自店舗へ応募してくれた求職者に対しては、丁寧にお礼を伝えるべきです。そのためにも、まずは採用通知書に面接への謝礼を記載し、求職者に対する感謝を示しましょう。
採用の事実
謝礼の次に記載するのは、選考に合格し採用を決定したことに対する事実です。
「選考の結果、〇〇様を当店舗のアルバイトとして採用することに決定いたしました」
上記のような記載であれば、問題ありません。
ちなみに、たまにアルバイトの採用通知書に「採用内定」と記載するケースを見受けますが、「内定」と記載するのは基本的に新卒採用時のみです。アルバイトとして採用した事実を正しく伝えるためにも、採用通知書には「アルバイトとして採用する」ことをしっかりと記載しましょう。
今後の段取り
面接の謝礼と採用の事実を記載したら、次に記載する事項は「今後の段取り」です。
採用者に対し「初出勤までに何をすべきか」を具体的に示すことで、採用者も初出勤までに合わせてスケジュールを調整できます。
特に、身元保証書などの提出に時間がかかる書類については、できるだけ早く採用者に提出期限を伝えるべきです。「提出書類への記載」「初出勤までに用意するもの」「初出勤までのスケジュール」など、採用者が今後すべき段取りを丁寧に記載しましょう。
担当者の連絡先
採用者通知書の最後に記載する事項は、担当者の連絡先です。担当者の名前と連絡先を記載しておくことで、不明点などがあった場合でも採用者がスムーズに担当者と連絡を取れます。
個人経営の飲食店などの場合は、店舗の代表番号と併せて採用担当者の携帯番号なども記載しておくと、よりスムーズに連絡が取れるようになります。
もちろん携帯番号の記載に差し支えがある場合は、店舗の代表番号だけでも構いません。その場合は、つながりやすい時間帯などを記入しておくと、採用者も店舗に連絡しやすくなります。
アルバイトの採用通知書を送る際の注意点
アルバイトの採用通知書を送る際は、次の2点に注意しましょう。
・電話で事前に連絡しておく
・メールには郵送の内容を記載しておく
それぞれについて詳しく解説します。
電話で事前に連絡しておく
アルバイトの採用通知書を郵送する際は、事前に採用者へ採用通知書を送る旨の連絡をしておきましょう。
事前に電話連絡しておくことで、採用者がポストを気にかけるようになるためスムーズに手続きが進みます。
郵便ポストを毎日確認しない方は、決して少なくありません。ポストに投函されたまま放置されないためにも、事前に電話連絡しておくといいでしょう。
メールには郵送の内容を記載しておく
採用通知は郵送ではなく、メールで伝えても問題ありません。
もしメールで採用通知を伝える場合は、必ず後日書類の郵送がある旨を記載しておきましょう。
書類の郵送がある旨を伝えておくことで、入社書類の受取や郵送がスムーズに運びます。
ただし、メールはあくまでも郵送の補助ツールとして使うのをおすすめします。
採用通知がメールのみの場合、「見ていない」「迷惑メールに入っていて気づかない」などの問題が懸念されるためです。
またメールを送る際はスマホで見られることも考慮し、スマホ画面で読みやすいように改行や文字数を調整しましょう。
アルバイト採用通知書のテンプレート
アルバイトの採用通知書に使える、テンプレートを紹介します。ちなみに、採用通知書に決められた書式はありません。テンプレートの内容を参考に、自店舗で使いやすいように工夫して使ってみましょう。
田中太郎 様 お世話になっております。 〇〇レストラン、店長の鈴木と申します。 先日はお忙しい中、面接にご来社いただきありがとうございました。 選考の結果、田中様をアルバイト従業員として採用することが決まりましたのでご連絡いたしました。 つきましては、入社に必要な書類を郵送いたしますので、記入・捺印の上、〇〇日までにご返送ください。 また今後のスケジュールについては、下記を予定しております。 〇〇日 アルバイト説明会 〇〇日 勤務シフトの確定 〇〇日以降 勤務開始 詳細なスケジュールについては、別途郵送する書類をご確認くださいませ。 ご不明な点がございましたら、下記までお問い合わせください。 〇〇レストラン 店長 鈴木 電話：〇〇〇-〇〇〇〇 携帯電話：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 ※〇〇時〜〇〇時頃であれば、スムーズにご対応可能です。 田中様のご入社を、スタッフ一同心よりお待ちしております。
アルバイト採用のQ&A
アルバイトの採用について、よくあるQ&Aをまとめました。アルバイトの面接や入社手続きで悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。
Q：雇用契約書や就業規則などはいつ渡すべき？
初出勤前の、入社説明の手続き時に渡すとスムーズです。特に雇用契約書や就業規則などは、求職者に直接重要な部分を伝えることで、勤務後のミスマッチを防げます。
また、可能であれば、その場でサインや押印ができるようにしておくと良いでしょう。
Q：アルバイトの面接時に注意するポイントは？
アルバイトの面接をする際は、応募者に対し不信感や不安感を抱かせないことがポイントです。
- 家族の職業や恋人の有無など、プライベートなことを聞く
- 思想や宗教などを話題にする
- 支持政党などについて尋ねる
上記はアルバイトを採用するにあたって、関係性のない話題です。
たまに緊張感を和ませようとプライベートなことを聞く方がいますが、適切な対応とはいえません。応募者の人権を尊重しつつ、不信感や不安感につながる話題は出さないようにしましょう。
飲食店の集客に活用したい「常連コボット for LINE」
飲食店を経営する上で、ぜひ活用したい集客ツールが「常連コボット for LINE」です。
「常連コボット for LINE」は、飲食店における常連客の獲得に特化した、LINEミニアプリを活用した集客ツールです。LINEミニアプリとは、顧客が使用しているLINEアプリの中に、ポイントカードなどの店舗で使える機能を搭載できるサービスのことです。
なぜ「常連コボット for LINE」が飲食店の集客ツールとして活用できるのか、その理由や特長を解説しましょう。
「常連コボット for LINE」の特長
「常連コボット for LINE」の主な特長は、次の4つです。1つずつ解説しましょう。
・国内ユーザーNo.1のLINEを活用できる
・面倒な会員登録は必要なし
・ポイントが貯めやすい
・LINEのトークで気軽にアプローチできる
国内ユーザーNo.1のLINEを活用できる
「常連コボット for LINE」は、国内でもっとも利用者の多いコミュニケーションツールである「LINE」を使った集客ツールです。
LINEの月間アクティブユーザー数は、2022年9月時点で9200万人以上。これはTwitterの4,500万人、Instagramの3,300万人と比べても非常に高い数字です。
国内で誰もが使えて馴染みのある「LINE」を集客ツールとして活用するため、ユーザーは戸惑うことなくスムーズに「常連コボット for LINE」を活用できます。
面倒な会員登録は必要なし
「常連コボット for LINE」は顧客がすでに利用しているLINEをプラットフォームとして活用するため、面倒な会員登録の必要はありません。
顧客は住所や電話番号といった個人情報を申込み用紙に記入することなく、手軽に会員登録が完了します。
また、自社アプリのように顧客にダウンロードしてもらう必要もないため、利用までのハードルが低いことも「常連コボット for LINE」のポイントです。
ポイントが貯めやすい
「常連コボット for LINE」は、店舗への来店ポイントの他に、友だち紹介ポイントや1日1回のログインポイントなど、ポイントを貯めやすいことが特長です。
さらに貯まったポイントは、店舗で使えるクーポンと交換可能です。クーポンでの来店促進にもつながります。
「ポイント貯める」→「クーポンを店舗で使い消費」→「再びポイントを貯める」の好循環が生まれるため、常連客の獲得に高い効果を発揮します。
LINEのトークで気軽にアプローチ
「常連コボット for LINE」では、LINEのトーク画面を使い顧客へ気軽なアプローチができます。新商品の情報やセール情報など、LINEのトークと同じように店舗の告知ができるため、顧客はストレスなく店舗情報の確認ができます。
また、プッシュ通知機能を搭載しているため、顧客が店舗からのメッセージを見逃しにくいという特長もあります。メルマガでのアプローチでありがちな、未開封のまま放置されるといった心配もありません。
まとめ
アルバイトの採用通知書について、採用通知書に記載する内容や郵送する際の注意点、作成時の参考になるテンプレートなどを解説してきました。
アルバイトの採用通知書には、面接の謝礼や採用の事実、今後の段取りや担当者の連絡先などを記載することがポイントです。また、採用通知書を応募者に郵送する際には、事前に電話連絡しておくとスムーズです。メールはあくまでも郵送の補助として使い、郵送する旨も本文に記載しましょう。
そして、飲食店の集客ツールとしておすすめなのが「常連コボット for LINE」です。
「常連コボット for LINE」はLINEミニアプリを活用した、飲食店の常連客獲得に特化した集客ツールです。LINE上に自店舗のサービスを登録することで、集客を促します。
さらに「常連コボット for LINE」は、来店ポイントや友だち紹介ポイント、ログインポイントなどの仕組みにより、ポイントが貯まりやすいのが特長。貯まったポイントは自店舗で使えるクーポンへ交換できるため、クーポンを使った常連客の獲得に高い効果が期待できます。
本記事の内容を参考に、ぜひ飲食店の集客ツールとして「常連コボット for LINE」の導入を検討してみてはいかがでしょうか？
